FaizERP.id
Login
Home Dokumentasi Expense
Dokumentasi

Expense

Expense mengelola expense category, expense request, approval, cancellation, dan payment. Gunakan halaman ini untuk memahami posisi Expense dalam alur kerja harian dan data apa yang perlu disiapkan sebelum fitur dipakai.

Kenapa Dibutuhkan

Fitur ini memberi perusahaan proses yang terkontrol untuk mencatat operational expense sebelum dibayar. Dengan alur yang konsisten, tim dapat mengurangi input ulang, menjaga data tetap rapi, dan menelusuri proses bisnis dengan lebih mudah.

Permission

  • Melihat halaman expense: finance.view.
  • Membuat, update, submit, atau cancel expense request: finance.expense.
  • Membayar expense yang sudah approved: finance.payment.
  • Approve approval request expense: approval.request.approve.
  • Reject approval request expense: approval.request.reject.

Status Lifecycle

  • DRAFT: expense bisa diedit, disubmit, atau dicancel.
  • SUBMITTED: expense menunggu approval.
  • APPROVED: expense bisa dibayar.
  • PAID: expense sudah dibayar.
  • REJECTED: approval ditolak.
  • CANCELLED: expense dibatalkan.

Workflow

  1. 1Klik menu samping Expense Category.
  2. 2Buat kategori yang digunakan oleh expense request.
  3. 3Klik menu samping Expense Request.
  4. 4Klik Create.
  5. 5Pilih category, branch, amount, date, dan notes.
  6. 6Klik Simpan Draft.
  7. 7Buka expense detail.
  8. 8Klik Submit.
  9. 9Approver membuka approval request atau detail expense.
  10. 10Approver klik Approve atau Reject.
  11. 11User finance klik Pay untuk expense yang approved.
  12. 12Pilih payment account dan submit payment.

Validation Rules

  • Hanya expense DRAFT yang bisa diupdate atau disubmit.
  • Amount harus lebih besar dari nol.
  • Expense category harus aktif.
  • Submission membutuhkan approval workflow aktif dan minimal satu approver yang berhasil ditemukan.
  • Approval atau rejection membutuhkan pending approval request yang assigned ke approver.

Side Effects

  • Submit membuat approval request dengan document type EXPENSE_REQUEST.
  • Jika self-approval diizinkan dan requester adalah satu-satunya approver, expense bisa langsung menjadi APPROVED.
  • Cancel expense yang submitted ikut membatalkan pending approval request jika ada.
  • Payment untuk expense approved mengubah expense menjadi PAID dan mencatat payment.

Contoh

Rekomendasi screenshot:

  • Expense category list
  • Expense request list
  • Expense request detail
  • Payment action

Troubleshooting

  • Jika submit gagal, cek approval workflow aktif dan setup approver.
  • Jika approval gagal, cek apakah user assigned sebagai pending approver.
  • Jika payment tidak tersedia, pastikan expense sudah approved dan user memiliki finance.payment.

FAQ

  • Kenapa expense saya langsung approved? Self-approval dapat auto-approve jika workflow aktif mengizinkan dan requester adalah satu-satunya approver.

Catatan

Catatan
  • Amount harus lebih besar dari nol.
  • Expense category harus aktif.
  • Expense yang submitted dapat mengikuti approval workflow.
  • Expense yang sudah paid tidak dapat dicancel dari flow expense request.